Evangelisch-Lutherische Kirche in Nordddeutschland – Nordkirche, Kirchenleitung

Schwerin/Kiel

Organisationsanalyse und Reorganisation des Büros der Kirchenleitung im Zuge der Fusion zur Nordkirche

Die Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland (Nordkirche) ist aus der Fusion der Nordelbischen Evangelisch-Lutherischen Kirche, der Evangelisch-Lutherischen Landeskirche Mecklenburgs und der Pommerschen Evangelischen Kirche hervorgegangen und mit Inkrafttreten ihrer Verfassung am Pfingstsonntag, 27. Mai 2012, entstanden.

Im Zuge der Fusion wurden verschiedene Veränderungen der Organisationsstrukturen, unter anderem auch eine Reorganisation der Kirchenleitung und des Büros des Landesbischofs, erforderlich. Der Sitz der Kirchenleitung und des Landesbischofs und Teile seiner zugeordneten Stellen wurden von Kiel nach Schwerin verlegt, Teile des Büros und der zugeordneten Stellen verblieben an den bisherigen Stellen, vorhandene Personalkapazitäten und Ressourcen in Schwerin sollten teilweise genutzt und integriert werden.

Die von der Verfassung beschriebene Stellung des Vorsitzenden der Kirchenleitung brachte zudem zusätzliche Aufgaben mit sich, die zu organisieren und in die tägliche Arbeit zu integrieren waren.

Für die Akzeptanz nach innen wie nach außen war es sehr wichtig, dass zum Amtsantritt des Vorsitzenden der Kirchenleitung die gesamte Organisation (Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Ressourcen, Ablagestrukturen, IT-Strukturen, etc.) des Büros der Kirchenleitung einschließlich der zugeordneten Stellen auf die neuen Anforderungen umgestellt war und von Beginn an eine reibungslose Arbeit mit geringstmöglichen Umstellungsschwierigkeiten und „Reibungsverlusten“ erreicht wurde und insbesondere volle unterbrechungsfreie Leistungsfähigkeit in allen Unterstützungsfunktionen für den Vorsitzenden bestand.

Daher beauftragte uns die Kirchenleitung mit der Unterstützung bei der erforderlichen Reorganisation. Nach einer Analyse der Arbeitsorganisation (Aufbau, Ablauf, Arbeitsmittel und IT, Personal, weitere Ressourcen) des Büros der Kirchenleitung und der zugeordneten Stellen und der Aufnahme der Anforderungen an die zukünftige Organisation wurden gemeinsam mit den Beschäftigten und der Leitung umfangreiche Handlungsempfehlungen entwickelt und ein detaillierter Umsetzungsplan erarbeitet.

Begleitung der Umsetzung

In der anschließenden rund sechsmonatigen Umsetzungphase wurden mit intensiver Beteiligung der Beschäftigten die neuen Arbeitsprozesse entwickelt und im jeweils erforderlichen Detaillierungsgrad ausgearbeitet und dokumentiert, in der Einführungsphase getestet und nach finaler Freigabe eingeführt. Ferner haben wir – ebenfalls unter intensiver Beteiligung der Beschäftigten – vielfältige Organisations- und Arbeitsmittel, Arbeitsanweisungen, Vorlagen entwickelt und nach definierten Testphasen in der gesamten Organisation eingeführt.