Tourismusagentur Lübecker Bucht

Scharbeutz (Ostsee)

Tourismusorganisation, Erledigung aller marketing- und gästerelevanten Aufgaben der beteiligten Gemeinden

Errichtung und Umsetzung LTO der Stufe 3 – Ausgliederung mehrerer Teilbetriebe in eine neugegründete AöR

Die Stadt Neustadt in Holstein und die Gemeinden Scharbeutz und Sierksdorf erfüllen mit ihren Tourismusorganisationen umfangreiche Aufgaben und erbringen Leistungen im touristischen Marketing, um die allgemeine wirtschaftliche und touristische Entwicklung der Kommunen und der Region zu stärken und zur Prosperität der Kommunen beizutragen.

Um diese Aufgaben auf dem Gebiet des touristischen Marketings, die aufgrund der Veränderung der Medienlandschaft, des sich wandelnden Verbraucherverhaltens und der Mobilität ständig zunehmen, bei gleichbleibender Personalstärke auch zukünftig angemessen und qualitativ hochwertig bewältigen zu können, wurde eine Konzentration der Tourismusaktivitäten notwendig.

Mit der Zusammenlegung der Tourismusbereiche der Stadt Neustadt in Holstein sowie der Gemeinden Scharbeutz und Sierksdorf im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit zu einem kompetenten und leistungsfähigen Kommunalunternehmen wurde die Voraussetzung geschaffen, um

  • die Marketingstrukturen zu bündeln,
  • ein umfassendes, ganzheitliches Marketing (Kommunikation, Vertrieb, Produkt-/ Angebotsentwicklung, Veranstaltungsmanagement) zu schaffen,
  • Gästebetreuung und Veranstaltungsdurchführung sicherzustellen,
  • ein einheitliches Ansiedlungsmanagement zu unterstützen,
  • die Leistungsanbieter zu qualifizieren,

und damit die Aufgaben im touristischen Marketing zeitgemäßer, effizienter und kostengünstiger als bisher zu erbringen. Die Region Lübecker Bucht hat sich das ehrgeizige Ziel gegeben, bis 2025 Marktführer für strandnahen Qualitätsurlaub an der deutschen Ostseeküste zu sein.

Die Ausgliederung von Betriebsteilen und anschließende Zusammenführung zu einem gemeinsamen Kommunalunternehmen ist ein komplexes Vorhaben, bei dem es viele Aspekte vom Vergaberecht über das Umwandlungsrecht, das Steuerrecht, Arbeitsrecht, Betriebsverfassungsrecht, Beihilferecht bis zum Abgabenrecht zu beachten gilt, die sich teilweise diametral widersprechen. Daneben stellen sich organisatorische und betriebswirtschaftliche Herausforderungen, Arbeitsstrukturen müssen geschaffen und Kostenrechnungssysteme eingeführt werden, die den vielfältigen Anforderungen genügen.

Um dieses komplexe Vorhaben zu bewältigen, beauftragten uns die drei beteiligten Gemeinden zunächst mit der Entwicklung eines Konzeptes, wie der Zusammenschluss überhaupt „bewerkstelligt“ werden kann. Dabei war insbesondere abzuwägen, welche Gestaltungsalternativen den Vorstellungen der Beteiligten am Besten gerecht werden und wie aufkommende Zielkonflikte gelöst werden können. Zudem waren die grundsätzlichen Rahmenbedingungen wie die Stimmrechtsverteilung, die Aufteilung der Kosten auf die Beteiligten, die Möglichkeiten der Einflussnahme von Politik und Verwaltung zu erarbeiten und mit den Beteiligten abzustimmen.

Strukturveränderung in Tourismusorganisationen Begleitung der Umsetzung

Nach Abschluss der Konzeptentwicklung wurden wir mit dem Management der Projektumsetzung – in einem rund 18-monatigen Zeitraum – beauftragt. Die Arbeit einer ganzen Reihe von Fachanwälten und Steuerexperten war inhaltlich und terminlich zu koordinieren und aufeinander abzustimmen, die klare Fokussierung auf die Zielerreichung musste zu jeder Zeit gewahrt werden, alle Vorgänge waren im Detail mit der Kommunalaufsicht und zum Teil mit dem Innenministerium und mit weiteren Behörden abzustimmen, die kommunalen Gremien, die Verwaltungen wie auch die Mitarbeitervertretungen waren einzubinden, alle Entwürfe und Vorschläge waren auf Konsistenz und Zielkonformität zu prüfen. Es war unter anderem sicherzustellen, dass die Zuschüsse der Gemeinden als echte Zuschüsse nicht der Umsatzsteuer unterworfen werden und dass der beihilferechtliche Betrauungsakt formell richtig ausgearbeitet wurde. Wesentlicher Teil des Projektmanagements war zudem die strikte Budgetkontrolle, damit die geplanten Kosten für die Umsetzung nicht überschritten wurden. Durch die Einschaltung von Mammut Consulting als Projektmanagement wurden die Beratungskosten insgesamt reduziert, da ein großer Teil der Koordinationsarbeit in einer Hand lag, Besprechungen mit dem Projektmanagement geführt wurden und teure Fachanwälte sich ausschließlich auf ihre fachliche Arbeit konzentrieren konnten.

Mit der feierlichen Unterzeichnung des öffentlich-rechtlichen Vertrages zwischen den beteiligten Gemeinden im alten Ratssaal in Neustadt i.H. wurden schließlich pünktlich die Voraussetzungen zum Start der Tourismus-Agentur Lübecker Bucht AöR (TALB) geschaffen, die am 1.1.2013 ihre Arbeit aufnahm.

Aufbau komplexer Rechnungswesenstrukturen unter betriebswirtschaftlichen, handelsrechtlichen, beihilferechtlichen, abgaberechtlichen Gesichtspunkten

Trennungsrechnung nach Beihilferecht, umsatzsteuerliche Abgrenzung, Kalkulation der Fremdenverkehrsabgabe, interne und externe Budgetüberwachung, Kostencontrolling, beihilferechtliche Vergleichsrechnung – das Rechnungswesen in Tourismusorganisationen muss viele komplizierte Aufgaben lösen, und auch die neugegründete Tourismus-Agentur Lübecker Bucht AöR (TALB) stand vor dieser Aufgabe.

Wir haben für die TALB ein Kostenrechnungssystem entwickelt, mit dem sowohl alle formalen und sich aus Rechtsgründen ergebenden Anforderungen erfüllt werden wie auch die betriebswirtschaftlich notwendigen, zur Steuerung des Unternehmens unabdingbaren Informationen und Auswertungen erstellt werden können.

Dazu wurden zunächst die getrennt zu erfassenden Kostenarten und die Kostenstellen definiert und ein Betriebsabrechnungsbogen erarbeitet, ferner wurden wesentliche Elemente der Kostenträgerrechnung etabliert.

Die besondere Herausforderung ist es dabei, alle Aufteilungen und Zuordnungen so vorzunehmen, dass damit sehr unterschiedliche Auswertungen in völlig verschiedenen Dimensionen ermöglicht werden. Für beihilferechtliche Zwecke müssen wirtschaftliche und nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten getrennt dargestellt werden, für Zwecke der Fremdenverkehrsabgabe müssen die in die Kalkulation einzubeziehenden Positionen trennscharf abgebildet werden, für Umsatzsteuerzwecke müssen Aufwendungen möglichst genau den Erlösen zuzuordnen sein, für die Budgetüberwachung ist die Zuordnung zu den einzelnen Budgetpositionen oder Organisationseinheiten unabhängig von Kostenstellen erforderlich.

Wir haben für die TALB mit tatkräftiger Einbindung der Leitung Rechnungswesen die geeigneten Strukturen und Verteilungsmaßstäbe, den Betriebsabrechnungsbogen und die Kostenträgerrechnung entwickelt und die Einführung und EDV-Umsetzung begleitet.

Lesen Sie hier einen Artikel der Berater von Mammut Consulting zum Thema “Rechnungswesen in Tourismusorganisationen” und einen Fachaufsatz zum Thema “Zusammenführung von Tourismusorganisationen”!