Controlling und Reporting – Transparenz und Effizienz von Bioenergieanlagen systematisch verbessern

Energie + Management 08/2011 – Systematisches Anlagencontrolling wird für einen gut organisierten Anlagenbetrieb immer wichtiger, denn damit lassen sich gleich „mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen“: Einerseits können bisher ungenutzte Potenziale aufgedeckt und so die Effizienz und letztlich der Gewinn der Anlage gesteigert werden, andererseits werden die Zahlen der Anlage aufbereitet und vergleichbar gemacht, so dass Transparenz und Überblick entstehen und gute, sachliche Informationen für alle Beteiligten, vor allem aber für Gesellschafter, Investoren und Banken bereitgestellt werden. Zudem ist ein effektives, aussagekräftiges Controlling und Reporting Bestandteil einer professionellen Unternehmensführung.

Konstanten Umsatzerlösen aus der Stromeinspeisung stehen im Zeitablauf steigende Kosten für Rohstoffe, Personal und Betriebsstoffe gegenüber. Um das Beste aus der Anlage herauszuholen, die Produktivität permanent zu verbessern und der Kostenfalle zu entkommen, müssen die wirklich erfolgsrelevanten technischen und wirtschaftlichen Parameter transparent gemacht und überwacht werden.

Die Preisentwicklungen der Rohstoffmärkte der letzten Jahre haben zum Teil erhebliche Kostensteigerungen für Bioenergieanlagen ausgelöst. Kommen dann noch betriebliche Beeinträchtigungen oder technische Störungen, die immer auftreten können, hinzu, schmelzen auch sehr gute wirtschaftliche Ergebnisse von Bioenergieanlagen sehr schnell zusammen und erfordern konsequentes Handeln, um die Ertragskraft und die Kapitaldienstfähigkeit nachhaltig abzusichern.

Betreiber, Finanzierer und Gesellschafter brauchen zeitnahe Informationen

Anlagenbetreiber, Finanzierer und Investoren haben daher ein legitimes Interesse an zeitnahen, regelmäßigen, gut aufbereiteten Informationen. Ein gutes Reporting einer Bioenergieanlage (BEA) gibt daher regelmäßig – mindestens quartalsweise – einen konzentrierten Überblick über die wesentlichen Informationen vom Input über die Produktion, die Erfolgsrechnung und Bestandsentwicklung bis hin zu Finanzierung und Liquiditätsentwicklung sowie bestehende Verbesserungsmöglichkeiten

In der Praxis stellt sich die Informationsbeschaffung allerdings oft schwierig dar und eine angemessene Aufbereitung fehlt völlig. Unvollständige, bisweilen auch fehlerhafte Daten, fehlende Auswertungen und Kennzahlen, nicht periodengerechte Zuordnungen von Aufwendungen und Erlösen, fehlende Planungen als Basis für Abweichungsanalysen und erhebliche Verzögerungen in der Informationsbereitstellung sind typische Praxisprobleme, mit denen Gesellschafter, Betreiber und Geldgeber zu kämpfen haben. Daraus resultieren letztlich Konflikte und Vertrauensverluste, die mit einem geeigneten Controlling-System problemlos vermieden werden können.

Controlling und Reporting für Bioenergieanlagen: spezielle Herausforderungen

Beim Aufbau eines Reporting- und Controlling-Systems einer BEA stellen sich in der Praxis einige sehr spezifische Herausforderungen, die gelöst werden müssen:

Betriebsdaten müssen erfasst und ausgewertet werden
die für den Betriebserfolg relevanten Leistungsparameter und Finanzdaten müssen identifiziert werden, um den Fokus auf die richtigen Größen zu richten. Kennzahlen, die verdichtete Aussagen zur Effizienz einer Anlage erlauben, sind dabei besonders wichtig.
Daten aus „verschiedenen Welten“ (Betriebsdaten, Einspeiseabrechnungen, Buchführungsdaten, …), die technisch gesehen überhaupt nicht zusammenpassen und oft nicht konsistent sind, müssen zu einem stimmigem Gesamtbild zusammengeführt werden
In der Buchhaltung oft fehlende monatliche Abgrenzungen (z.B. Rohstoffverbrauch, Abschreibung, etc.) müssen vollzogen, rein steuerliche Betrachtungsweisen ausgeblendet werden und damit aussagekräftige und der Realität entsprechende Auswertungen (BWA) entstehen
Realistische und vollständige Planrechnungen müssen aufgebaut werden

Beispiele wichtiger Kenngrößen zur Produktivität einer Anlage sind die Spezifische Stromproduktion (Stromproduktion je Mengeneinheit Substrat-Input), die Auskunft über die Effizienz der Futterverwertung der Gesamtanlage gibt, und die Leistungsbezogene Verfügbarkeit (Volllaststunden im Verhältnis zu Gesamt-Zeitstunden der Periode), die Auskunft über die Gesamtleistung der Anlage gibt.

Aufbau des Anlagencontrollings

Neben einer regelmäßigen Zusammenfassung der Ist-Zahlen für Produktion, Absatz, Input, Verbrauch und der wesentlichen Kennzahlen, der Erstellung der Jahresplanung und dem Soll-Ist- und dem Vorjahresvergleich mit Abweichungsanalyse umfasst ein fundiertes Controlling auch die Erarbeitung von Maßnahmen zur Optimierung sowie die Zusammenfassung der Ergebnisse.

Der Aufbau des Controllings beginnt mit der Auswahl der Daten, die einerseits erforderlich und andererseits erfassungswürdig sind. Die Auswahl wird bestimmt durch den Aufwand, der für die Erhebung notwendig ist, sowie der Bedeutung der gewonnenen Daten für den Betriebserfolg.

Im zweiten Schritt werden die Kennzahlen bestimmt, die im Controlling ermittelt und verfolgt werden sollen. Der Fokus liegt dabei auf aussagekräftigen Kennzahlen, die die Effizienz der Anlage abbilden und ermöglichen, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Das gesamte Controlling muss, um tatsächlich Auskunft über Betriebserfolg und Effizienz geben zu können, ausschließlich aus periodenrichtig abgegrenzten betriebswirtschaftlichen Daten, die um rein steuerliche Effekte bereinigt sind, aufgebaut werden.

Nach diesen Auswahlschritten kann die erste Jahresplanung erstellt werden. Sind noch keine Vorjahreswerte als Planungsgrundlage vorhanden, werden für das erste Planjahr Schätzungen bzw. errechnete Planwerte verwendet. Parallel dazu werden die Prozesse zur Datenerhebung (beispielsweise Datenübernahme aus Steuerungssoftware/SPS, Betriebstagebuch, der Buchhaltung, …) im Betrieb eingeführt und mit den Beteiligten abgestimmt, so dass die benötigten Informationen rechtzeitig, in der Regel zum Monatsende, vorliegen. Fast immer sind Daten aus sehr verschiedenen Quellen und in verschiedenen Formaten zu verarbeiten, so dass manuelle Bearbeitung und Aufbereitung oder Erfassung nicht ganz vermeidbar sind.

Stehen Zahlen und Inhalte des Controllings und Reportings fest, werden die nötigen Daten monatlich erhoben und erfasst und den Plan- und Vorjahreszahlen gegenübergestellt. Die Darstellung sollte die Bereiche

Produktion und Absatz
Input und Prozesse
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Kapital und Verbindlichkeiten
Cashflow und Liquidität

umfassen (vgl. Kasten). Um Entwicklungen im Zeitverlauf besser erkennen zu können, hat sich neben der tabellarischen Übersicht die grafische Darstellung der Entwicklung der wichtigsten Größen bewährt.

Neben der Darstellung der Ist-Situation und der Entwicklungen im Zeitverlauf beinhaltet das Controlling und Reporting auch Auswertungen und Abweichungsanalysen, die Kommentierung der Entwicklung sowie die Herausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen.

Mit einem so aufgebauten Controllingsystem und dem daraus entstehenden regelmäßigen Reporting können alle Beteiligten schnell, sachlich und umfassend – auch entsprechend den Anforderungen der Banken – informiert werden und den Entwicklungsstand und eventuelle Verbesserungspotenziale der Anlage erkennen.

Schwierigkeiten in der Praxis lösen

In der Praxis treten Probleme an verschiedenen Stellen auf. Häufig sind Daten nicht exportierbar oder liegen nicht in weiterverarbeitbaren standardisierten Formaten vor, Daten müssen aus verschiedensten Quellen zusammengetragen werden, die nicht zusammen passen, Daten werden viel zu spät erstellt (Buchhaltung z.B.) und entsprechen auch nicht den Anforderungen an Controlling und Reporting und – last but not least – fühlt sich niemand so richtig zuständig und fehlt auch die fachliche Kompetenz, ein effektives Controlling und Reporting mit angemessenem Aufwand zu realisieren.

Der Anlagen-Report

Die Mammut Consulting GmbH aus Kiel hat speziell für das Controlling und Reporting von BEA den Mammut Anlagen Report entwickelt, der eine Software-Auswertung mit erfahrener Beratungsleistung kombiniert, durch Standardisierung kostengünstig ist und als einziges derartiges Produkt am Markt alle Teilbereiche einschließlich der Buchhaltung und der Finanzdaten integriert. Die oben dargelegten Anforderungen an gute Controlling- und Reportingsysteme werden vom Anlagen Report vollständig erfüllt, die Kerninformationen werden kurz und knapp auf wenigen DIN A4-Seiten zusammengefasst und darüber hinaus sind noch zusätzliche Ergebnisse möglich wie die Vorratsbewertung, die Ableitung eines Einsatzstofftagebuches oder von Liquiditätsplanungen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen. (hier Abbildung 2 mit BU: Mammut Anlagen Report: die komplette Bioenergie-Anlage im Überblick)